Начиная с 1 июля, граждане России могут обратиться в консульские учреждения для перевода бумажных документов в электронный формат с сохранением их юридической силы. Это позволит быстрее и удобнее передавать документы в Россию. Ранее подобная “цифровизация” была доступна только внутри России через нотариусов.
Консульские должностные лица теперь имеют право выполнять для граждан некоторые нотариальные действия, включая новую услугу – перевод бумажных документов в электронный формат. Это касается доверенностей, свидетельств о браке, рождении и других документов, за исключением удостоверений личности и договоров о сделках в простой письменной форме, которые невозможно “оцифровать” с юридической силой ни в консульствах, ни у нотариусов в России.
Различные жизненные ситуации могут потребовать отправки документов из-за границы в Россию. Например, находясь в длительной командировке за рубежом, человек может захотеть продать свой автомобиль, для чего понадобится передать доверенность. Или может потребоваться согласие супруга на распоряжение недвижимостью. Также возможен сценарий, когда мать находится за границей с ребенком на лечении, а отцу необходим оригинал свидетельства о рождении для оформления льгот на работе.
Если отправлять документы через курьерские службы, это может обойтись дорого и занять много времени. Кроме того, всегда есть риск потери груза. Сегодня почтовое сообщение между США и Россией сильно затруднено, что еще больше усложняет процесс доставки. Однако “телепортация” документов значительно снижает эти риски и сокращает сроки доставки. Этот метод уже получил положительные отзывы внутри России.
Для удостоверения равнозначности электронного и бумажного документа за границей необходимо обратиться в российское консульство. Там документ будет отсканирован, подписан электронной цифровой подписью и передан заявителю в электронном виде. Затем его можно будет отправить в Россию, где при необходимости его снова можно будет перевести в бумажный формат у нотариуса, сохранив юридическую силу оригинала.
Стоит отметить, что компетенция консульских должностных лиц в сфере нотариата ограничена. Они не могут самостоятельно вносить данные или совершать другие действия в Единой информационной системе нотариата (ЕИС). Доступ к этой базе данных, где фиксируются все нотариальные действия, имеют только нотариусы, их временно исполняющие обязанности и уполномоченные сотрудники нотариальной палаты. Эти строгие меры обеспечивают высокий уровень безопасности ЕИС, гарантируют сохранение нотариальной тайны, неприкосновенность данных и защиту от подделок и мошенничества.
Данные о документах, удостоверенных в консульствах, вносятся в Единую информационную систему нотариата (ЕИС) по определенному алгоритму. Сотрудник загранучреждения, удостоверивший документ, направляет данные в Консульский департамент Министерства иностранных дел (МИД). Представители департамента передают информацию в Федеральную нотариальную палату (ФНП). Работники ФНП после установленных проверок вносят сведения в ЕИС нотариата.
При этом важна не только передача сведений в ЕИС нотариата, но и их полнота. С 1 июля вступила в силу еще одна норма, касающаяся обязанностей консульских работников в сфере нотариата. Теперь сотрудники консульских отделов обязаны прикреплять к сведениям, которые они передают в ФНП, скан-образы удостоверенных доверенностей, завещаний и распоряжений об их отмене. Это позволит нотариусам при проверке сравнить текст оригинала с тем, что предъявляет заявитель, в частности, проверить данные о представителях и перечень их полномочий, прочитать текст завещания при открытии наследственного дела.
До вступления в силу этого закона нотариусы могли видеть в системе только реквизиты документов (регистрационный номер, дату удостоверения и т.п.), а содержание было от них скрыто. Это создавало возможность для мошеннических действий – злоумышленники могли полностью изменить текст документа, оставив его реквизиты. В спорных случаях нотариусам приходилось запрашивать в консульских учреждениях полные данные, при том, что пересылка заверенных копий документов дипломатической почтой занимала длительное время. Эту проблему решает скан-образ, прикрепленный сотрудником консульского учреждения при удостоверении документа и отправленный для внесения в ЕИС.
Российский нотариат постоянно взаимодействует с загранучреждениями по вопросам профессиональной подготовки сотрудников консульств. Нотариусы отвечают на вопросы о порядке совершения тех или иных нотариальных действий, готовят программы для обучения консульских должностных лиц нотариальной практике.
Тем не менее, основная задача консульских служб — представлять интересы государства за границей, и по понятным причинам у них нет такой глубокой специализации в нотариальных вопросах. Поэтому по возможности лучше совершать нотариальные действия именно у нотариусов. Только они обладают нужной квалификацией, которую постоянно повышают, и несут полную материальную ответственность за свою работу.
Источник: ФНП
